Thông Báo Chính Sách Bảo Vệ Dữ Liệu Cá Nhân này (“Thông Báo”) được áp dụng đối với các thông tin cá nhân chúng tôi thu thập về Mọi Người thuộc Công ty TNHH Dentsu Promotion Việt Nam (“DPMV”, “chúng tôi”) khi chúng ta chiêu mộ, sử dụng người lao động và sau khi người lao động thôi việc tại DPMV. Thông Báo này sẽ giải thích cho bạn về cách thức DPMV sử dụng thông tin cá nhân của bạn – những thông tin chúng tôi thu thập về bạn (bao gồm cả bên thứ ba), tại sao chúng tôi lại thu thập chúng, chúng tôi làm gì với những thông tin đó và trên cơ sở nào và bằng cách nào chúng tôi bảo vệ những thông tin đó.

Chúng tôi thường xuyên rà soát Thông Báo này và sẽ thực hiện các bước hợp lý nhằm thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi nào nếu có. Xin hãy đọc Thông Báo này một cách cẩn thận.

This Notice for Personal Data Protection Policy (‘Notice’) applies to the personal information we collect about Our People in recruitment, during employment and after resignation. It explains how Dentsu Promotion Vietnam Co., Ltd. (‘DPMV’, ‘we’, ‘our’, ‘us’) uses your personal information - what information we collect about you (including from third parties), why we collect it, what we do with it and on what basis and how we protect it.

We regularly review this Notice and will take reasonable steps to inform you of any change that we may make. Please read it carefully.

 

1 - THÔNG BÁO NÀY ĐIỀU CHỈNH AI? / WHO DOES THIS NOTICE AFFECT?

Thông Báo có hiệu lực áp dụng đối với tất cả nhân viên của DPMV bao gồm cả ‘bạn’, những người lao động, nhà thầu, nhân viên bán thời gian và người có mối liên kết với bạn trong tương lai, hiện tại và quá khứ (ví dụ như người bạn chỉ định liên lạc trong trường hợp khẩn cấp).

The Notice covers Our People and includes ‘you’, prospective, present and past employees, contractors, freelancer/ contracted staff and people connected to you (such as the person you nominate to contact in an emergency).

 

2 - AI THU THẬP DỮ LIỆU CỦA BẠN? / WHO COLLECTS YOUR DATA?

Dữ liệu cá nhân của bạn được thu thập bởi DPMV, là đơn vị mà bạn giao kết hợp đồng lao động hoặc có mối quan hệ hoặc hợp đồng về dịch vụ, đã từng ứng tuyển cho một vị trí, hoặc đã từng làm việc tại đơn vị đó. DPMV là người quản lý và xử lý dữ liệu liên quan đến các dữ liệu cá nhân được thu thập về bạn. Dữ liệu cá nhân của bạn có thể cần phải được xử lý bởi các tổ chức khác của DPMV vì các mục đích độc lập của họ. Trong trường hợp đó, các tổ chức này cũng sẽ là những người quản lý dữ liệu của các dữ liệu cá nhân của bạn.

Your personal data is collected by the DPMV that you entered into an employment contract or relationship or a contract for services with, have applied for a role with, or used to work for. DPMV is a data controller in relation to the personal data that is collected about you. Your personal data may need to be processed by other DPMV organizations for their own independent purposes. In which case, these organizations are also data controllers of your personal data.

 

3 - CÁI GÌ KHÔNG ĐƯỢC BAO GỒM? / WHAT IS NOT INCLUDED?

Thông Báo này chỉ nhằm cho bạn biết chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn như thế nào chứ không nhằm tạo nên một hợp đồng với bạn.

Thông Báo này không áp dụng đối với thông tin chúng tôi nắm giữ về các công ty hoặc các tổ chức khác, hoặc không áp dụng đối với các công ty hoặc tổ chức khác đang thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của bạn. Bạn nên rà soát các chính sách bảo mật của họ trước khi trao cho họ thông tin cá nhân của bạn.

The Notice is intended to tell you how we use personal information but is not intended to create a contract with you.

This Notice does not apply to the information we hold about companies or other organizations, or to other companies or organizations collecting and using your personal information. You should review their privacy policies before giving them your personal information.

 

4 - CHÚNG TÔI THU THẬP DỮ LIỆU CÁ NHÂN CỦA BẠN NHƯ THẾ NÀO? / HOW DO WE COLLECT YOUR PERSONAL DATA?

Chúng tôi thu thập phần lớn thông tin cá nhân của bạn trực tiếp từ bạn, nhưng trong vài trường hợp chúng tôi sẽ thu thập chúng từ các bên thứ ba.

We collect the majority of your personal information directly from you, but in some cases, we will collect it from the third parties.

Khi Nào Bạn Cung Cấp Dữ Liệu Cá Nhân Về Bản Thân Bạn Và Những Người Khác. / When You Provide Personal Data About Yourself And Others.

Đây là dữ liệu cá nhân mà bạn cung cấp cho DPMV kể từ khi ứng tuyển và trong suốt quá trình làm việc tại DPMV theo Hợp đồng lao động hoặc Hợp đồng dịch vụ. Bạn cũng có thể cung cấp cho chúng tôi dữ liệu cá nhân về những người khác ví dụ như những người phụ thuộc của bạn. Chúng tôi sử dụng thông tin này vì các lý do quản trị và quản lý nhân sự. Các ví dụ bao gồm việc quản trị các phúc lợi cho người lao động hoặc liên lạc cho người thân thuộc nhất của bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Nhằm tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của chúng tôi, hoặc trong trường hợp chúng tôi cần thông tin này nhằm thực hiện các nghĩa vụ của chúng tôi đối với bạn theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng về dịch vụ, một số dữ liệu cá nhân cơ bản là bắt buộc cung cấp.

This is personal data that you provide to the HR Section of DPMV when applying or working for DPMV under labor contract or service contract. You may also provide us with personal data about others e.g., your dependents. We use this information for HR administration and management reasons. Examples include the administration of employment benefits or contacting your next-of-kin in the event of emergency.

To comply with our legal obligations, or where we need this information to fulfil our obligations to you under an employment contract or service contract, some certain data are mandatory.

Chúng Tôi Có Thể Thu Thập Dữ Liệu Cá Nhân Từ Các Tổ Chức Khác. / We May Collect Personal Data From Other Organizations.

Chúng tôi có thể có được thông tin về bạn từ các tổ chức khác. Ví dụ, các tham khảo từ (các) người sử dụng lao động trước đây của bạn và các kiểm tra về học vấn và kinh nghiệm của bạn nếu được pháp luật áp dụng cho phép.

Chúng tôi thỉnh thoảng quảng cáo thông qua các nhà cung cấp dịch vụ tuyển dụng hoặc sử dụng dịch vụ của các tổ chức tìm kiếm chuyên gia. Các công ty này sẽ thu thập thông tin ứng tuyển của bạn. Bạn có thể cũng được yêu cầu hoàn thiện bản câu hỏi tham khảo công việc được sử dụng để đánh giá sự phù hợp của bạn cho vị trí mà bạn ứng tuyển, mà các kết quả sẽ được đánh giá bởi người tuyển dụng của chúng tôi.

Nếu bạn đang ứng tuyển làm việc cho chúng tôi thông qua một nhà cung cấp dịch vụ, xin vui lòng rà soát chi tiết thông báo bảo mật của họ về việc họ sẽ xử lý thông tin của bạn như thế nào.

We may obtain information about you from other organizations. For example, references from your previous employer(s) and background check where permitted by applicable law.

We sometimes advertise through recruitment agencies or use the services of specialist search organizations. These companies will collect your application information. You may also be asked to complete a work preference questionnaire which is used to assess your suitability for the role you have applied for, the results of which are assessed by our recruiters.

If you are applying to work with us through an agency, please review their privacy notice for details of how they will handle your information.

 

5 - CHÚNG TÔI THU THẬP LOẠI DỮ LIỆU CÁ NHÂN NÀO VÀ SỬ DỤNG CHÚNG RA SAO? / WHAT KIND OF PERSONAL DATA DO WE COLLECT AND HOW DO WE USE IT?

Dữ liệu cá nhân chúng tôi thu thập về bạn tùy thuộc vào lý lịch của bạn, vai trò của bạn, pháp luật và bạn là người lao động tương lai, hiện tại hoặc quá khứ. Bạn có thể tìm thấy dưới đây thông tin về các mục đích và loại thông tin cá nhân chúng tôi xử lý đối với các ứng viên tìm việc, người lao động và người thôi việc.

The personal data we collect about you depends on your circumstances, your role, the law and whether you are a prospective, current or past employee. Below you can find information about the purposes and types of personal information we process for job candidates, employees and resignees.

 

ỨNG VIÊN TÌM VIỆC: ỨNG TUYỂN VÀO DPMV

JOB CANDIDATES: APPLYING TO DPMV

 

NGƯỜI LAO ĐỘNG: LÀM VIỆC CHO DPMV

EMPLOYEES: WORKING FOR DPMV

Chúng tôi sẽ sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho các mục đích vì hợp đồng lao động của bạn với chúng tôi, để tuân thủ các Nghĩa Vụ Pháp Lý, hoặc khi chúng tôi có Quyền Lợi Chính Đáng để làm vậy nhằm quản lý và bảo vệ việc kinh doanh của chúng tôi. Chúng tôi sẽ dựa vào Quyền Lợi Chính Đáng được mưu cầu bởi DPMV nếu không bị vô hiệu hóa bởi các quyền lợi hoặc các quyền cơ bản và sự tự do của mọi người. Điều này có nghĩa là chúng tôi sẽ:

We will use your personal information for the purposes of your employment contract with us, to comply with legal obligations, or where we have a legitimate interest in doing so to manage and protect our business. We will rely on legitimate interest pursued by DPMV where it is not overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of our People. This means we will:

 

 

Tuy nhiên, xin lưu ý rằng đây chưa phải là một Danh sách hoàn chỉnh của toàn bộ các mục đích của việc chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân.

Please note, however, that this is not an exhaustive list of the purposes for which we process personal data.

 

NGƯỜI THÔI VIỆC: SAU KHI BẠN THÔI VIỆC TẠI DPMV

RESIGNEE: AFTER YOU LEAVE DPMV

Sau khi bạn kết thúc quan hệ lao động với chúng tôi, chúng tôi có thể sẽ cần lưu lại thông tin cá nhân của bạn để thực hiện các nghĩa vụ kinh doanh nhất định cho các mục đích sau đây:

After you end your employment with us we may need to retain your personal information to fulfil certain business obligations for the following purposes:

 

 

6 - GIÁM SÁT GIAO TIẾP TRONG CÔNG VIỆC / MONITORNG OF WORK COMMUNICATIONS

Theo pháp luật có liên quan, chúng tôi bảo lưu quyền giám sát và xem xét các giao tiếp điện tử được gửi bằng cách sử dụng các tài khoản, mạng và thiết bị mà chúng tôi cung cấp cho bạn cho mục đích công việc. Điều này nhằm đảm bảo rằng các tài nguyên công nghệ thông tin (IT) của DPMV được sử dụng phù hợp với pháp luật và tuân theo các chính sách của DPMV.

Chúng tôi có thể cần truy cập các giao tiếp này cho nhiều lý do. Các lý do này bao gồm việc tuân thủ với nghĩa vụ chúng tôi phải tiết lộ thông tin theo quy định của pháp luật, để phòng chống hoặc truy tìm tội phạm, hoặc khi chúng tôi có quyền lợi chính đáng để làm vậy nhằm xúc tiến và bảo vệ công việc kinh doanh của chúng tôi.

In accordance with relevant laws, we reserve the right to monitor and scan electronic communications sent using the accounts, network and equipment we provide to you for work purposes. This is to ensure that DPMV IT resources are being used in compliance with the law and in accordance with DPMV policies.

We may need to access these communications for a range of reasons. These include complying with legal obligations placed on us to disclose information, to prevent or detect crime, or where we have a legitimate interest in doing so to promote and protect our business.

 

7 - CHUYỂN DỮ LIỆU CÁ NHÂN RA NƯỚC NGOÀI / SHARING YOUR INFORMATION

Nội Bộ Tập Đoàn / Within Group

DPMV là công ty con của tập đoàn Dentsu Promotion Plus Inc. có trụ sở tại Nhật Bản. Các dữ liệu cá nhân cơ bản của bạn sau khi được tuyển dụng cho đến khi bạn rời khỏi DPMV sẽ được báo cáo cho phòng Nhân sự của Tập đoàn chúng tôi tại Nhật Bản.

Những người và đội ngũ sau đây thuộc DPMV có thể được cấp quyền truy cập dữ liệu cá nhân của bạn trên cơ sở cần-được-biết:

• Các cấp quản lý tại Nhật và DPMV chịu trách nhiệm quản lý hoặc ra các quyết định liên quan đến mối quan hệ của bạn với DPMV, hoặc khi có liên quan đến một thủ tục nhân sự về mối quan hệ của bạn với DPMV; và

• Trưởng phòng Nhân sự tại Dentsu Promotion Plus Inc. và trưởng phòng Nhân sự, Kế toán trưởng tại DPMV;

DPMV is under Dentsu Promotion Plus Inc. in Japan. All of you basic Personal Data from the time you apply to join DPMV until you leave us, must be reported and filed at HR Section of Dentsu Promotion Plus Inc.

The following people and teams within DPMV may be granted on a need-to-know basis access to your personal data:

• DPMV management in Japan and Vietnam are responsible for managing or making decisions in connection with your relationship with DPMV, or when involved in an HR process concerning your relationship with DPMV; and

• Manager of HR Section of Dentsu Promotion Plus Inc. in Japan; HR Manager and Chief Accountant of DPMV;

Bên Ngoài DPMV / Outside DPMV

Dữ liệu cá nhân của bạn có thể cũng được chia sẻ với các tổ chức bên ngoài DPMV. Để giúp bạn hiểu các tổ chức này là ai, ở đây chúng tôi cung cấp một Danh sách chưa đầy đủ như sau:

• Các cố vấn chuyên môn của DPMV: Các nhà quản trị công nghệ thông tin (IT), các kiểm toán viên, các cố vấn, các nhà cung cấp dịch vụ tính lương, các nhà quản trị các chương trình phúc lợi của DPMV (nếu có).

• Các nhà cung cấp bảo hiểm: Chúng tôi cũng có thể cần chia sẻ thông tin của bạn với các nhà cung cấp bảo hiểm liên quan đến các đơn bảo hiểm của chúng tôi.

• Các khách hàng: Chúng tôi chia sẻ thông tin của bạn với các khách hàng của chúng tôi trong trường hợp cần thiết nhằm quản lý và cung cấp các dịch vụ cho họ.

• Các cơ quan nhà nước công: Chúng tôi có thể sẽ chia sẻ thông tin của bạn với các cơ quan nhà nước công nhằm tuân thủ các yêu cầu theo quy định của pháp luật (bao gồm nhưng không giới hạn ở việc đáp ứng các yêu cầu về an ninh quốc gia và thực thi pháp luật) hoặc trong trường hợp có yêu cầu khác trong hoặc ngoài lãnh thổ đất nước của bạn. Chúng tôi chỉ chia sẻ thông tin cá nhân của bạn theo quy định của pháp luật áp dụng và có sự giám sát nội bộ nghiêm ngặt về những gì chúng tôi làm và nhận lời khuyên từ chuyên gia để truyền tải cách tiếp cận của chúng tôi.

Your personal data may be also shared with organizations outside of DPMV. To help you understand who these organizations are, here is a non-exhaustive list:

• DPMV’s professional advisers: IT administrators, auditors, consultants, payroll providers, administrators of DPMV’s benefit programs.

• Insurance providers: We may also need to share your information with insurance providers in relation to our insurance policies.

• Clients: We share your information with our clients where necessary to manage and deliver services to them.

• Public authorities: We may will share your information with public authorities to comply with lawful requests (including without limitation to meet national security or law enforcement requirements) or where otherwise required, whether within or outside your country. We only share your personal information in accordance with applicable laws and have strong internal oversight of what we do and take expert advice to inform our approach.

 

8 - BẢO VỆ THÔNG TIN CỦA BẠN VÀ CHÚNG TÔI SẼ GIỮ CHÚNG BAO LÂU / PROTECTING YOUR INFORMATION AND HOW LONG WE KEEP IT

Chúng Tôi Bảo Vệ Thông Tin Cá Nhân Của Bạn Như Thế Nào? / How Do We Protect Your Personal Information?

Chúng tôi đã thực hiện các biện pháp kỹ thuật được tổ chức phù hợp nhằm bảo vệ thông tin cá nhân của bạn. Trường hợp chúng tôi chuyển giao thông tin cá nhân của bạn cho một bên thứ ba là nhà cung cấp dịch vụ, chúng tôi chỉ làm điều đó khi mà chúng tôi có sẵn các biện pháp bảo vệ phù hợp nhằm bảo vệ dữ liệu cá nhân của bạn.

We have implemented appropriate technical and organizational measures to protect our personal information. These include but are not limited to, physical building controls, device and file encryption and ID verification. Where we transfer your personal information to third-party provider we only do so where we have the appropriate safeguards in place to protect your personal data.

Chúng Tôi Giữ Thông Tin Cá Nhân Của Bạn Trong Bao Lâu? / How Long Do We Keep Your Personal Information?

Chúng tôi lưu giữ dữ liệu cá nhân của bạn trong một khoảng thời gian đủ lâu theo yêu cầu cho (các) mục đích thu thập dữ liệu đó. Khoảng thời gian này thông thường sẽ là thời hạn tuyển dụng bạn hoặc thời hạn của hợp đồng với tổ chức của DPMV công với khoảng thời gian giới hạn theo quy định pháp luật được áp dụng khi việc tuyển dụng hoặc hợp đồng chấm dứt. Ví dụ, dữ liệu như thông tin về thuế và trợ cấp, có thể cần được lưu giữ lâu hơn. Nếu không chúng tôi sẽ xóa bỏ hoặc làm cho khuyết danh để bạn không thể bị nhận dạng và dữ liệu đó không còn dính líu gì đến bạn.

We keep your personal data for as long as it is required in accordance with the purpose(s) for which it was collected. This will usually be the period of your employment or contract with the DPMV organization plus the length of any applicable statutory limitation period once that employment or contract period has ended. For example, data such as tax and pensions information, may need to be kept for longer. Otherwise, we will delete or anonymize it so that you cannot be identified and it can no longer be associated with you.

 

9 - CÁC QUYỀN CỦA BẠN / YOUR RIGHTS

Quyền Truy Cập Vào Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn / Accessing Your Personal Data

Bạn có thể có quyền yêu cầu một bản sao dữ liệu cá nhân mà DPMV nắm giữ về bạn.

You may have the right to request a copy of the personal data that DPMV holds about you.

Quyền Giữ Cho Dữ Liệu Cá Nhân Của Bạn Chính Xác Và Được Cập Nhật Thường Xuyên / Keeping Your Personal Data Correct And Up-To-Date

Bạn có quyền yêu cầu đính chính bất kỳ thông tin không chính xác nào trong dữ liệu cá nhân của bạn. Điều này quan trọng để thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ về bạn chính xác và luôn được cập nhật.

You have a right to request that any inaccuracies in your personal data are corrected. It is important that the personal information we hold about you is kept accurate and up to date.

Quyền Xóa Bỏ Và Hạn Chế Sử Dụng Dữ Liệu Cá Nhân / Erasure And Restricting Use Of Personal Data

Bạn có quyền yêu cầu chúng tôi xóa bỏ dữ liệu cá nhân của bạn nếu:

• Bạn tin rằng dữ liệu cá nhân không còn cần thiết cho các mục đích mà nó được thu thập lúc đầu;

• Nếu bạn được yêu cầu đồng ý cho phép chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn, bạn có thể rút lại đồng ý của bạn vào bất kỳ lúc nào bằng cách bộ phận HR. Bạn nên lưu ý rằng việc rút lại sự đồng ý có thể ngăn cản chúng tôi thực hiện các công việc nhất định trong quá trình tuyển dụng.

• Chúng tôi dựa vào cơ sở pháp lý của các quyền lợi chính đáng để xử lý dữ liệu cá nhân của bạn (trừ khi chúng tôi có thể chứng minh căn cứ pháp lý bắt buộc để chúng tôi được phép xử lý dữ liệu cá nhân của bạn và các căn cứ đó có hiệu lực cao hơn các quyền lợi của bạn); hoặc

• Dữ liệu cá nhân của bạn đã bị xử lý trái quy định của pháp luật, hoặc phải được xóa bỏ nhằm tuân thủ với nghĩa vụ pháp lý được áp dụng.

Ngoài ra, bạn có thể yêu cầu trong một số tình huống nhất định mà chúng tôi hạn chế việc xử lý dữ liệu cá nhân của bạn. Điều này có nghĩa là bạn có thể giới hạn cái cách mà chúng tôi sử dụng dữ liệu của bạn.

Chúng tôi sẽ vẫn lưu trữ dữ liệu cá nhân bị hạn chế của bạn, nhưng chúng tôi sẽ không sử dụng chúng.

You have the right to request us to erase your personal data where:

• you believe the personal data is no longer necessary for the purposes it was originally collected;

• where you have been asked to provide consent to our processing of your personal data, you may withdraw your consent at any time by contacting your local HR Team. You should note that the withdrawal of consent may prevent us from carrying out certain tasks within the recruitment process.

• we are relying on the legal basis of legitimate interests to process your personal data (unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for our processing of your personal data and those grounds override your interests); or

• your personal data has been unlawfully processed, or must be erased for compliance with an applicable legal obligation.

In addition, you may request in certain situations that we restrict our processing of your personal data. This means you can limit the way we use your data. We will still store your restricted personal data, but we will not use it.

Quyền Phản Đối Việc Xử Lý Dựa Vào Quyền Lợi Chính Đáng / Right To Object To Processing Justified On Legitimate Interest Grounds

Bạn có thể phản đối cách chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân của bạn nếu chúng tôi xử lý chúng dựa trên Quyền Lợi Chính Đáng. Trong trường hợp đó, chúng tôi sẽ không còn xử lý dữ liệu cá nhân này nữa trừ khi chúng tôi có thể chứng minh các cơ sở pháp lý bắt buộc để tiếp tục việc xử lý, hoặc chúng tôi cần xử lý dữ liệu nhằm xác lập, thực thi hoặc chống lại các khiếu kiện pháp lý.

Nếu bạn muốn bất kỳ chi tiết nào cụ thể hơn, hoặc bạn có nhận xét hoặc câu hỏi về Thông Báo này của chúng tôi, hãy gửi thư cho chúng tôi theo địa chỉ thư điện tử contact.vietnam@dentsu-pmv.com

You may object to the way we process your personal data where we process it based on legitimate interest. In which case, we shall no longer process this personal data unless we can demonstrate compelling legitimate grounds to resume, or we need to process the data for the establishment, exercise or defence of legal claims.

If you’d like any more details, or you have comments or questions about our Notice, write to us at contact.vietnam@dentsu-pmv.com

 

CÁC THAY ĐỔI ĐỐI VỚI THÔNG BÁO NÀY SẼ ĐƯỢC THÔNG BÁO ĐẾN BẠN NHƯ THẾ NÀO? / HOW WILL WE NOTIFY YOU OF CHANGES TO THE NOTICE?

Thông Báo này có thể thay đổi tùy từng thời điểm. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi nào đối với Thông Báo này bằng cách đăng tải trên trang thông tin điện tử (website) của chúng tôi.

Our Notice might change from time to time. We’ll notify you about any changes to the Notice by posting on our website www.dentsu-pmv.com .

 

THUẬT NGỮ / WORDS